Niet talloze applicaties of spreadsheets om uitgaven te managen, maar één uitgavenbeheerplatform voor de hele organisatie waar alle cijfers over de uitgaven bij elkaar komen. Roy Skop, salesmanager Europe van Soldo, pleit voor het efficiënt verwerken van de uitgaande betalingen. “Realtime inzicht in de uitgaven is heel eenvoudig mogelijk.”
Lees verder
“Je kunt niet voor elk pijnpunt een nieuwe softwareoplossing in het leven roepen”, stelt Skop. “Daarmee krijg je een ICT-landschap dat bestaat uit vele applicaties in de cloud die niet met elkaar praten en dus ook geen data met elkaar uitwisselen. Dan is het aansluitend ook moeilijk om efficiënt te zijn in je bedrijfsprocessen. Ook omdat je data niet deelt over bedrijfsonderdelen heen.” Skop is voorstander van de platformgedachte. “Eén platform waar, in ons geval, al het uitgavenbeheer bijeenkomt. Dat platform moet dan wel een connectie aan kunnen gaan met je boekhoudingsoftware of je ERP-systeem.” Skop raadt bedrijven aan kritisch te kijken naar hun ICT-landschap. “Wat is must have en wat is nice to have? Bij start-ups, scale-ups, maar ook bij grote corporates hebben ze dat inzicht lang niet altijd. Daar zwerven zomaar tientallen of een honderdtal abonnementen aan cloudoplossingen in het bedrijf. Vaak ook nog om de ICT-afdeling heen, gekocht door businessafdelingen zelf.”
Grip op de uitgaven
Soldo kan volgens Skop de volledige uitgavenkant van het bedrijf afdekken. “Daarmee krijg je grip op alle uitgaven die er binnen het bedrijf worden gedaan. Van declaraties, bankoverschrijvingen en purchase orders tot aan creditcard-uitgaven en virtuele bankpassen. Alles komt tezamen in één platform en de cijfers ervan kunnen in één keer doorrollen naar de boekhouding of het ERP-pakket. Dat alles realtime. Mocht de recessie die economen voorspellen er aan komen, dan wil je niet een maand of twee maanden wachten totdat je een overzicht over je uitgaven hebt. Nee, dan wil je snel kunnen bijsturen op de kosten. Dan moeten die kosten wel inzichtelijk en zoveel mogelijk up to date zijn. Dan wil je die uitgaven als manager ook afzetten tegen het budget dat je hebt toegewezen gekregen. Zodat je kunt bepalen hoe je ervoor staat. Datzelfde wil de CFO kunnen doen op een geaggregeerd niveau. Hoe verhouden de uitgaven zich ten opzichte van de opbrengsten?”
Elektronisch aan te sturen
Organisaties die slim zijn maken eenvoudig uitgavenaccounts aan voor afdelingen, projecten en medewerkers. Skop: “Tegenwoordig zijn die accounts, virtueel of met een daadwerkelijke pas, elektronisch aan te sturen. Zo kun je een individu of een afdeling een kaart geven met saldo daarop. Zodat ze binnen dat saldo hun kosten kunnen dekken. Dat geeft vertrouwen aan medewerkers, maar tegelijkertijd ook controle over de kosten. In tegenstelling tot een algemene corporate creditcard die oneindig is en waar medewerkers misbruik van zouden kunnen maken.” De transacties van die accounts gaan in één keer realtime door naar de boekhouding of het ERP-pakket. “Het feit dat dat één keer gebeurt en niet via een aanvraag of een declaratie, levert een besparing in administratieve kosten op. De afhandeling van een declaratie alleen al kost al gauw dertig euro. Daarbij komt dat je de uitgaven kunt maximeren en je dus zeker weet dat medewerkers niet meer uitgeven dan de bedoeling is.”
Gelimiteerde uitgaven
Doordat de uitgaven inzichtelijk zijn, kunnen organisaties deze benchmarken. “Waarom geeft de ene locatie meer uit dan de andere, terwijl ze dezelfde grootte hebben? Daar kan een goede reden voor zijn, maar je wilt dan dit inzicht hebben om er het gesprek over te kunnen aangaan.” Zelfs Google Pay en Apple Pay maken deel uit van het uitgavenplatform. “Daarmee zit de kaart van Soldo in het betaalgedeelte van de telefoon, zodat medewerkers daarmee gelimiteerd naar hun behoefte hun uitgaven kunnen doen.” Voor de koppeling met boekhoudingpakketten en ERP-pakketten kent Soldo een zogeheten open-API. Dat is een softwarekoppeling waardoor de systemen met elkaar communiceren. “Met Oracle Netsuite hebben we zelf een directe integratie. Die zijn we ook aan het opzetten met Exact.”
Tot slot: waar gaat de wereld van uitgavenbeheer heen? Skop: “Ik denk dat we, om zoveel mogelijk soort betalingen af te dekken, steeds meer manieren van betalingen gaan integreren in het platform. Dat zijn ook betalingsmethodes die we kennen uit de consumentenwereld. Jaarlijks komen er veel betalingsmethodes bij. Wat het ook is, alle soorten uitgaven komen bijeen in één platform zodat je altijd het overzicht houdt. Gekoppeld aan je ERP of je boekhouding. Zo houd je altijd grip.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Soldo Software.
