Het zicht op de vaste kosten is volgens Skop vaak wel goed geregeld binnen bedrijven. “Dat gaat direct over de voorspelbare stroom van inkomsten en uitgaven, bijvoorbeeld voor personeel of het huren van vastgoed voor de onderneming. Die kosten zitten al vaak in een stramien van maandelijks terugkerende facturen, al dan niet digitaal, purchase orders en goedkeuringen. Als die stroom is gedigitaliseerd, lopen de facturen nog sneller door de keten heen. Van elektronische factuur naar goedkeuring en vervolgens door naar betaling en de boekhouding.” Dat zicht er allerminst voor de variabele kosten. “Daar wil je eigenlijk niet met purchase orders werken”, stelt Skop. “Vaak zijn het heel kleine bedragen, maar wel in een hoog volume. Met die kleine bedragen zijn je medewerkers van finance, maar ook de medewerkers in de andere afdelingen te lang bezig met de afhandeling. Het is zonde dat ze hun tijd besteden aan zaken die laagdrempelig anders geregeld kunnen worden.”  

Kosten onder controle

Skop doelt op een nieuw onderdeel van spend management. “Daarbij kun je voor kleine aankopen fysieke of virtuele betaalpassen een account toebedelen. Een virtuele pas zit dan in een app, net zoals je met Apple Pay via je bank kunt betalen en contactloos kunt betalen. Let wel, dat is wel een creditcard, maar deze is gelimiteerd. Tegenwoordig zijn die passen, virtueel of niet, elektronisch aan te sturen. Zodat je een individu of een afdeling een kaart kan geven met saldo daarop. Zodat ze binnen dat saldo hun variabele kosten kunnen dekken. Dat geeft vertrouwen aan medewerkers, maar tegelijkertijd ook controle over de kosten. In tegenstelling tot een algemene corporate creditcard die oneindig is en waar medewerkers misbruik van zouden kunnen maken. Dergelijke creditcards zijn gelinkt aan een betaalplatform waar de uitgaven netjes op een rij worden gezet. De kaarten kunnen gelinkt worden aan een project- of afdelingscode zodat ze zo verder de boekhouding in rollen. Daarmee hebben bestuurders inzicht in wie, welke variabele uitgaven doet. Die kun je ook nog eens markeren zodat duidelijk wordt waar de meeste variabele kosten vallen. Om vervolgens bijvoorbeeld met een restaurant of een locatie een afspraak te maken voor een korting. Omdat medewerkers daar nu eenmaal vaak bijeenkomen.”

“Bestuurders hebben inzicht in wie welke variabele uitgaven doet.”

Goedkeuringsflow

Daarbij wordt ook inzichtelijk hoe abonnementen lopen, zegt Skop. “Als de ene afdeling eenzelfde betaling doet voor bijvoorbeeld hetzelfde software-abonnement zou je ook kunnen kijken of die twee afdelingen niet samen met dat software kunnen doen.” Er valt in dergelijke systemen ook een goedkeuringsflow in te bouwen. Skop: “Bijvoorbeeld als een afdeling saldo nodig heeft voor een afdelingsuitje en je wilt dat deze geaccordeerd wordt door iemand. Denk aan het hoofd van de afdeling of de financieel verantwoordelijke. Dat soort flows kun je ook inregelen in dergelijke systemen. Ook dat scheelt tijd die wordt besteed aan e-mails of telefoontjes om maar goedkeuring te krijgen.”  

Virtuele creditcards

Directeuren delen nu nog vaak hun corporate creditcard. Skop: “Dat zien we nog bij veel bedrijven, van klein tot groot. Dat leidt tot een flink risico op fraude en het moeilijk om realtime inzicht en controle te hebben op de kosten. Het duurt ook een lange tijd om nieuwe creditcards aan te maken.” Skop constateert daarom een toeloop op virtuele creditcards. “De trend gaat meer en meer naar virtuele passen, ten koste van fysieke passen. Virtuele betaalpassen kun je per direct aanmaken en geven aan de persoon die een aankoop moet doen. Fysieke passen kun je kwijtraken. Dat gebeurt met virtuele passen vele malen minder vaak. Want dan ben je ook je smartphone kwijt. Dat gebeurt minder snel. Met die virtuele passen is het ook eenvoudig om met de smartphone te betalen. Met diezelfde telefoon en app kan vervolgens de bon worden gescand voor de boekhouding. Doet een gebruiker dat niet, dan kan het systeem een herinnering naar hem sturen. ”  

Minder gedoe

De data van de fysieke en virtuele creditcards kunnen zo het betaalsysteem invloeien, waarna deze, geoormerkt en wel, doorgaan naar de boekhouding. “Vrijwel realtime”, constateert Skop. “De systemen voor de behandeling van variabele kosten leveren minder gedoe op. Wat ik nog steeds vaak zie – zelfs in grote bedrijven - is dat medewerkers zelf kosten moeten voorschieten. Waarbij bedragen best hoog oplopen en het lang duurt voordat je je geld terugkrijgt. Dat wil je je medewerkers niet aandoen. Zeker niet in een krappe arbeidsmarkt waar je gewoonweg een modern bedrijf met moderne oplossingen wilt zijn. Ook variabele kosten kun je met een uitgavenbeheerplatform stroomlijnen. Daarmee hebben bestuurders bedrijfsbreed de bestedingsgegevens op één plaats en maken zij eenvoudig uitgavenaccounts aan voor afdelingen, projecten en medewerkers.”  

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Soldo Software.