Lees verder
Digitale transformatie gaat niet om het papegaaien van trends in prachtige PowerPointpresentaties. Integendeel, stellen CEO Jan Baggen en CTO Paul Smeets van de Cadac Group. Zij ondergingen een complete metamorfose. “Alleen door dit van begin tot eind door te denken, ontstaan er nieuwe kansen.”
De aanleiding om te digitaliseren was strategisch van aard. Baggen: “Wij bieden in essentie drie zaken aan: software van derden en dan vooral Autodesk, we bouwen onze eigen software en we bieden consultancy. Onze salesinspanningen gingen vooral naar de eerste tak en dat belemmerde de groei in de andere twee takken. We werden dus belemmerd in het deel waar we als bedrijf het meeste toegevoegde waarde hadden. Want daar digitaliseren we ook echt onze klanten en helpen we hen een modernisering door te gaan. Het verkopen van software van derden bracht ook veel werk met zich mee. Inkopen, contracten, administratie…” Smeets: “Dat terwijl het gewoonweg leuker is om met die echte meerwaarde voor de klant bezig te zijn.”
In een e-commerceplatform
Cadac gooide het roer om. Smeets: “We hebben dat transactionele deel van inkopen, verkopen en de financiële afhandeling van de software van derden in een e-commerceplatform compleet geautomatiseerd. Daarnaast begonnen we een transitie in onze marketing. We kwamen nog uit de wereld van beurzen en PowerPointsessies. We gingen naar verkoop via internet en zorgen dat de wereld jou vindt via zoekmachines. Denk aan Search Engine Optimization, Search Engine Advertising en onze website als e-commercekanaal. Daar zijn we in 2016 mee begonnen. Met de komst van dat kanaal hebben we intern ook de key performance indicatoren van sales veranderd naar tachtig procent eigen software en consultancy en nog maar twintig procent software van derden.”
De route definiëren
Baggen constateert dat al die stappen hard werken waren. “Ik heb niet zoveel met het bezigen van buzzwoorden als disruptie en innovatie. Vaak blijven organisaties steken bij mooie PowerPointpresentaties met daarop drones, digital twins en allerlei nageaapte trends. Maar daar kun je weinig mee. Als je iets wilt automatiseren dan moet je namelijk heel exact, van begin tot eind, definiëren wat de route gaat worden. Daarbij is het verstandig een rustig stappenplan te maken dat realisme bevat.” Uitgangspunt daarbij is het huidige ICT-landschap. Smeets: “Ik sprak laatst een enterprise ICT-architect die de mond vol had over digitale transformatie, maar die het grondwerk vergat. Dat was namelijk in zijn geval dat er vier documentmanagementsystemen waren en dat daar een keuze in moest worden gemaakt.” Baggen: “Stap één van digitale transformatie is de basis op orde krijgen. Durf daarbij afscheid te nemen van systemen die naar spruitjes ruiken of die te weinig toegevoegde waarde hebben. Je moet eerst door de shit heen, voordat je de transformatie kunt opbouwen.”
Beste tot hun recht komen
In het geval van Cadac, ontstond er onenigheid over de te volgen koers. Baggen: “Onze twee verkoopdirecteuren zagen niets in het verkopen van Autodesksystemen via het e-commercekanaal. Dat was repetitief werk, maar ze wilden er geen afscheid van nemen. Omdat het altijd zo was gegaan... We hebben afscheid van hen moeten nemen omdat ze niet op één lijn lagen met ons. We hebben toen mensen aangenomen die wel met die visie meekonden, de winkel wilden helpen opbouwen en salescollega’s meekregen in het verhaal. Twee jaar later ging tachtig procent, zonder dat wij er aan kwamen, van de omzet van Autodesk via het onlinekanaal.” Smeets: “Ons uitgangspunt is dat we mensen niet iets laten doen wat een computer beter kan. Mensen wil je inzetten daar waar ze het beste tot hun recht komen. Denk aan rollen in communiceren, creatief zijn en een band opbouwen met een klant.”
Weerstand
Tegen een dergelijke transformatie komt weerstand, constateert Baggen. “Bij elk proces dat je automatiseert, komen er vier à vijf tegenwerpingen waarom het niet zou kunnen. Vanuit de techniek, vanuit de mens of omdat het wettelijk niet zou mogen. Op dat punt moet je als bestuurder van een organisatie sterk in je schoenen staan en doorzettingsvermogen hebben. De eerste vragen zijn dan: Hoe vaak komt de opgeworpen uitzondering voor? Is het wel echt zo’n probleem als degene doet voorkomen? En: kunnen we het probleem omzeilen en de automatisering wel doorzetten?” Laat je niet verleiden om maar negentig procent te automatiseren, stelt Smeets er achteraan. “Dat deden we om medewerkers te laten wennen, maar dat is een fout geweest. Dat is meteen één van de lessen van onze transformatie. Dat laat namelijk ruimte voor een work around die dan volop wordt gebruikt. Kortom, laat nergens een rafelrandje. Denk het digitale proces end-to-end uit. Echt digital first. Het is ook bekend uit de literatuur over verandermanagement: mensen veranderen pas als ze echt moeten.”
Chronisch onderschat
Het grondwerk van de digitale transformatie wordt chronisch onderschat, stelt Smeets. “Ook wij hebben het aangevlogen als een project dat een kop en een staart heeft, maar het is eigenlijk meer een programma van telkens nieuwe projecten.” Baggen: “Ja, want gaandeweg ga je zien dat er kansen liggen in de nieuwe digitalisering, als je het grondwerk hebt gedaan en de basis op orde is. We zien op dit moment bijvoorbeeld kansen om met ons e-commerceplatform veel meer te internationaliseren. We zijn nu onder meer bezig om Spanje en Portugal aan te sluiten.”
Dat bewijst meteen de makke van een businesscase, stelt Smeets aansluitend. “Je kunt per systeem precies uitrekenen wat je eraan gaat verdienen, maar dan krijg je geen sluitende begroting. Dat is nogal logisch omdat je eigenlijk bezig bent de fundamenten van je bedrijf opnieuw neer te zetten. In plaats van die businesscase, heb je als bestuurder eerder een volle overtuiging en visie van waar het digitaal heen moet nodig. In de board moet een evangelist zitten die continu, totdat mensen er helemaal klaar mee zijn, kan uitleggen waarom de digitalisering nodig is en wat dat gaat brengen. Je moet langs al die 1.001 redenen van mensen die vertellen waarom het niet gaat slagen en het niet zou kunnen. Daarom is het ook goed om nieuwe mensen aan boord te krijgen, waarmee je dan al snel een overtuigend succes kan boeken. Daarmee laat je meteen de ingeslagen weg zien.”
Een multinational in software
In 1986 startte Jan Baggen zijn bedrijf op de zolder van zijn ouderlijk huis in Heerlen. Net 21 jaar, nog student aan de HTS, begon hij met de verkoop van computersystemen met de eerste CAD-tekenprogramma’s aan architecten. De naam Cadac is niet zomaar gekozen. Het staat voor Computer Aided Design Advies Centrum. Tegenwoordig bedient Cadac wereldwijd bedrijven in de architectuur, bouw, installatietechniek, machine- en apparatenbouw, procestechniek, energie, maritieme sector, overheid, infrastructuur en luchtvaart. De onderneming boekt met circa 275 medewerkers in Nederland, België, Duitsland, de Verenigde Staten, Groot-Brittannië, Frankrijk, Spanje, Portugal, Oostenrijk, Zwitserland, Denemarken, Zweden en Noorwegen jaarlijks een omzet van circa zestig miljoen euro.
Harde noot om te kraken
Na de verkoop van software digitaliseerde Cadac Group ook de dienstverlening van experts. Smeets: “Je kunt nu via onze website een expert inboeken. Die module was eind 2019 beschikbaar. Vorig jaar hebben we onze winkel verder geoptimaliseerd door via chat en e-mail ondersteuning te geven op het platform.” Via een app kan het management van Cadac zien hoeveel omzet het e-commerceplatform dat nu op cadac.com zit heeft gedraaid. “We zien in de toekomst dat we ook projectaanpakken, dus best practices, kunnen gaan aanbieden via het platform. Dat is wel een harde noot om te kraken. Nu hoor je vaak dat een project altijd maatwerk is, maar dat is maar voor een deel zo. Je kunt, zo denken wij, best practices verkopen, maar het is voor ons nog wel zoeken hoe we dat precies moeten doen. Ook hier krijgen we best stevige meningen voor onze kiezen omdat projectenaanpakken niet te automatiseren zouden zijn. Maar als we tien keer datamanagementsoftware hebben geïmplementeerd, zal daar toch een rode draad inzitten. Die moeten we in een standaardaanpak zien te vatten.”
Meer HR-deskundigen
De introductie van nieuwe technologie maakt wel dat er meer HR-vaardigheden nodig zijn. Smeets: “We trekken namelijk steeds meer een wissel op de medewerkers. We vragen van hen steeds meer adviesvaardigheden, maar ook dat ze leren de nieuwe systemen te kunnen bedienen. We testen meer en meer de veranderingsbereidheid.” Baggen: “Dat aantrekken van HR-deskundigen was buiten onze comfortzone, maar het moest wel. Het is ook logisch dat je, als je repetitief werk automatiseert, je meer oog moet hebben voor de meer softe vaardigheden van medewerkers die je ook meer op de proef stelt. Je wilt namelijk ook de talenten van medewerkers maximaliseren.”
Tot slot roept Baggen op om echt volledig datagedreven te gaan werken. “Niet uit kostenbesparing of vanuit een businesscase. Maar vanuit een rotsvast geloof dat dit een broodnodige innovatie is. Het brengt wel forse investeringen met zich mee, maar dat moet dan maar. Ook vanuit het idee dat, als jij het niet doet, een ander het wel doet. Daarbij komt dat die investeringen zich uiteindelijk dubbel en dwars terugverdienen. Eerst langzaam, later sneller. En op een gegeven moment als een vliegwiel.”
