_w1462_h720_1.jpg)
Het zijn moeilijke economische tijden. De signalen over een recessie worden sterker en sterker. Dat maakt dat bestuurders hun kosten onder controle willen houden en medewerkers niet op willen zadelen met kosten die ze moeten voorschieten. Roy Skop, Regional Manager Europe van Soldo: “Los dit op met digitaal spend management.”
Lees verder
De Rabobank kwam in oktober nog met een rapport: “Ondanks dat de meeste cijfers nog een positief beeld laten zien, verwachten we dat de Nederlandse economie eind dit jaar en begin volgend jaar licht krimpt. De eerste tekenen van een verminderde productie zien we al terug in een afnemend producentenvertrouwen.” Even later: “Omdat we niet verwachten dat de lonen voldoende meestijgen om de inflatie volledig te compenseren, krijgt de koopkracht een flinke knauw. Volgens het CPB daalt de doorsnee koopkracht dan ook met ongeveer zeven procent.”
Uitgavenbeheer volop een item
Bestuurders in de boardroom spitsen dan de oren. Er moet iets gebeuren. Hogere kosten doorberekenen aan klanten vanwege bijvoorbeeld de energieprijzen, interen op marges of afschalen. “Uitgavenbeheer in welke vorm dan ook wordt voor weer volop een item”, zegt Skop. “Dat gaat over het zicht op de directe kosten, maar ook de indirecte kosten die hoog kunnen oplopen. De eerste stroom zit in een voorspelbare flow van uitgaven, bijvoorbeeld voor het personeel of het huren van vastgoed. Deze zitten vaak al in een stramien van terugkerende facturen. Maar dat zicht is er niet voor de variabele kosten. Vaak zijn het heel kleine bedragen, in een hoog volume. Met die kleine bedragen zijn je medewerkers van finance, maar ook de medewerkers in de andere afdelingen, te lang bezig met de afhandeling. Het is zonde dat ze hun tijd besteden aan zaken die laagdrempelig anders geregeld kunnen worden.”
-800x725_w566_h624_1.jpg)
Medewerkers juist ondersteunen
Daarbij komt dat een organisatie zijn medewerkers in deze dure tijden niet wil opzadelen met kosten die zij voorschieten en declareren. “In deze krappe arbeidsmarkt wil je je medewerkers juist ondersteunen. Dat kan op verschillende manieren zoals een inflatiebijdrage, het verhogen van het salaris, het helpen met de reiskosten om naar kantoor te komen, maar ook door medewerkers minder te laten declareren. Je wilt hen namelijk niet het risico laten lopen dat ze declaratie niet terugkrijgen. Een handige oplossing voor dat zogeheten spend management voor kleine aankopen is het toewijzen van fysieke of virtuele betaalpassen. Een virtuele pas zit dan in een app, net zoals je met Apple Pay via je bank kunt betalen en contactloos kunt betalen. Let wel, dat is wel een creditcard, maar deze is gelimiteerd. Tegenwoordig zijn die passen, virtueel of niet, elektronisch aan te sturen. Zodat je een individu of een afdeling een kaart kan geven met saldo daarop. Zodat ze binnen dat saldo hun variabele kosten kunnen dekken. Dat geeft vertrouwen aan medewerkers, maar tegelijkertijd ook controle over de kosten. Daarbij komt dat medewerkers zelf niet kosten voor de onderneming hoeven te dragen, maar deze via de kaart kunnen betalen.”
Enabler van het bedrijf
Gaan medewerkers dan niet meer uitgeven als ze een creditcard ter beschikking hebben? Skop: “Nee, integendeel. Je houdt de kosten juist onder controle. Met een tool die de spend inzichtelijk maakt, geef je de grenzen aan en kun je controles en budgetten inrichten. Die je ook nog eens realtime kunt bijhouden. Onze ervaring is dat je daardoor bespaart. Je moet daarbij ook de administratieve tijd in gedachten nemen. Finance en medewerkers verspillen nu nog continu tijd aan handmatige declaraties. Dat wil je niet. Als finance-afdeling wil je juist een enabler van het bedrijf zijn, in plaats van een politieagent die alles maar moet controleren.”
Handmatig en tijdrovend
De onderneming profiteert met inzicht en overzicht over de kosten die vanuit de accounts zo de boekhouding in stromen. “Dat kan zelfs realtime”, zegt Skop. “Daarmee heb je een beter inzicht in hoe je ten opzichte van je budget ervoor staat. Over het bedrijf heen, maar ook op het niveau van een businessunit of een afdeling.”
Als het onkostenproces handmatig, tijdrovend en frustrerend is, resulteert dat in ontevreden medewerkers, constateert Skop er achteraan. “Ten eerste door een verminderde productiviteit van medewerkers, maar denk ook aan het verloop van personeel met bijbehorende wervingskosten in een krappe arbeidsmarkt. Zeker medewerkers van jonge generaties zijn geneigd te vertrekken als de administratieve lasten te hoog en demotiverend zijn. Ik zie op dit punt een duidelijke mentaliteitsveranderingen binnen HR-afdelingen van meer traditioneel ingestelde bedrijven. Zij beseffen dat ze medewerkers geen grote bedragen meer kunnen laten voorschieten om ze vervolgens een maand op hun geld te laten wachten. Dat is not done.”
Meer nodig dan technologie
Voor effectief management van onkosten is meer nodig dan technologie, weet Skop ook. “Je wilt een goede balans tussen controle enerzijds en vertrouwen anderzijds. Controle moet er zijn. Technologie kan dat gedoseerd en gericht uitvoeren. Aan de andere kant wil je vertrouwen. Een bedrijf dat zijn medewerkers niet vertrouwt, hoeft niet op het vertrouwen van medewerkers te rekenen. Je wilt niet dat medewerkers piekeren over elke honderd euro die uitgegeven moet worden. Medewerkers kennen het beleid en weten wat zinvolle en correcte uitgaven zijn. Laat ze daar dan ook, binnen de grenzen van het beleid, in los. Het gaat dus om de balans tussen controle en vertrouwen, waarin medewerkers geen rompslomp willen ervaren. Precies dat kun je inregelen met digitale spend management.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Soldo Software.
