Bedrijfsprocessen worden meer en meer geautomatiseerd. Dat maakt het belang van IT voor een organisatie alsmaar groter. En daarmee ook de risico’s ten aanzien van de continuïteit en veiligheid van applicaties. Cloudsoftware kan die risico’s aanzienlijk beperken.
Eén van de grootste vraagstukken binnen elke boardroom is het wendbaar en weerbaar maken van de organisatie. Die moet flexibel kunnen anticiperen op externe ontwikkelingen. “Daarvoor heb je data nodig”, vindt Maarten de Ru, Director Partners & Alliances bij ISPnext. “En applicaties die bedrijfsprocessen ondersteunen en tegelijkertijd die data gebruiksvriendelijk ontsluiten. Zodat je kritisch kunt kijken naar zowel die processen als de wereld om je heen.”
Systemen worden nog vaak gehost binnen organisaties zelf. De IT-afdeling draagt zorg voor het onderhoud van de server, voor de beveiliging en de upgrades. Naarmate meer bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd, neemt het aantal te onderhouden applicaties toe. “De kennis van al die applicaties raakt dan meer versplinterd, over een select aantal mensen. Bij vertrek van een medewerker of crash van een applicatie komt al snel de continuïteit van bedrijfsprocessen in het geding. Hetzelfde geldt voor veiligheidsissues.” Organisaties doen er in zijn ogen goed aan om van software beheren over te gaan op software gebruiken. Cloudoplossingen bieden die mogelijkheid. “Neem onszelf als voorbeeld. ISPnext is een softwareleverancier. De werking en security ervan is onze kerntaak, ons bestaansrecht.”
Gebruikers van software in de cloud hoeven zich niet druk te maken om de continuïteit noch om de beveiliging. Voor de noodzakelijke bewijsvoering zijn er onafhankelijke graadmeters, zoals de ISAE 3402-verklaring voor uitbesteding van bedrijfsprocessen. Een ander voorbeeld betreft het ISO27001-certificaat, waarmee informatiebeveiliging wordt aangetoond bij bijvoorbeeld het opzetten, implementeren, onderhouden en verbeteren van software.
Cloudoplossingen vragen van een organisatie wel meer standaardisatie. Argumenten daartegen zijn lang niet altijd valide, weet De Ru. “Maatwerk is vaak meer een last dan een zegen. De risico’s en extra kosten worden onderschat. Veel maatwerk geeft problemen bij upgrades en is na verloop van tijd niet meer van toepassing; er komen betere alternatieven beschikbaar.” Bij SaaS-software (Software-as-a-Service) zijn nieuwe functionaliteiten – best practices – direct beschikbaar voor alle gebruikers. “Organisaties zouden zichzelf de kritische vraag moeten stellen of ze echt niet uit kunnen met de ontwikkelde standaarden”, vindt De Ru. “Waarom heb je niet voldoende aan bestpracticeprocessen? Waarom zou je je op backofficeprocessen willen onderscheiden? En waarom zou je bij elke software-update risico’s lopen, meer betalen en kennis van maatwerk op peil houden?”
Een bijkomend voordeel van cloudsoftware is dat integratie met andere applicaties eenvoudiger wordt. ERP-platforms bevinden zich ook steeds vaker in de cloud. Applicaties kunnen daar dan gemakkelijker aan worden gekoppeld. Zo koppelt het Business Spend Management-platform van ISPnext onder meer met GraydonCreditsafe, zodat gebruikers de financiële gezondheid van leveranciers kunnen inzien. “Dit is voor alle klanten beschikbaar. Als zo’n koppeling één-op-één met lokaal geïnstalleerde omgevingen moet worden gerealiseerd, is dat veel kostbaarder. Op het moment dat je applicaties in de cloud hebt, kun je over meer data beschikken”, zo benoemt De Ru nog een voordeel. “Die data zijn actueler en kun je gebruiksvriendelijk ontsluiten. Het helpt je om bedrijfsprocessen tegen het licht te houden, bijvoorbeeld je inkoop- en leveranciersmanagement.”
“Applicaties staan bij mij veiliger en de systemen draaien prima!”, is een veelgehoord argument tegen een overstap naar de cloud. “Ik wil managers uitdagen om nog eens goed te inventariseren welke applicaties er zijn, wie deze beheert, welke risico’s aan elke toepassing kleven en welke bedrijfsprocessen er worden geraakt als het misgaat. Daar voeg ik de vraag aan toe of alle applicaties ook nog volstaan als je een groeistrategie volgt. Staat IT de bedrijfsambities bij of juist in de weg?”
Hij vat de voordelen van cloudsoftware nog eens samen. “Het biedt echt een hogere security, kennis is geborgd en daarmee continuïteit. Updates zijn snel doorgevoerd en uitbesteding van IT-beheer verlaagt de kosten. Het geeft rust en niet onbelangrijk: je kunt je concentreren op je eigen bedrijfsvoering.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met ISPnext
