In de huidige digitale wereld genereren organisaties enorme hoeveelheden gegevens uit verschillende systemen en processen. Het analyseren van deze gegevens om waardevolle inzichten te verkrijgen en processen te verbeteren, is een uitdaging waar veel bedrijven mee te maken hebben. Process mining biedt een oplossing voor dit probleem. In dit artikel gaan we dieper in op de werking van process mining en hoe het organisaties kan helpen om hun zakelijke processen te begrijpen en te optimaliseren.
Maar allereerst: wat is process mining? Kort uitgelegd gaat het om een analysetechniek die gebruikmaakt van gegevens uit logbestanden, databases en andere IT-systemen om een gedetailleerd en objectief beeld te krijgen van de werkelijke uitvoering van zakelijke processen. Het proces wordt visueel weergegeven met behulp van zogenaamde procesmodellen, die laten zien hoe activiteiten, beslissingen en gebeurtenissen met elkaar verbonden zijn. Hierdoor kunnen bedrijven inzicht krijgen in de daadwerkelijke procesuitvoering, afwijkingen identificeren en inefficiënties opsporen. Wil van der Aalst, hoogleraar Process & Data Science aan universiteit Aken, die vaak de godfather of process mining wordt genoemd, ontwikkelde deze methode na zijn observatie dat er een groot gat zat tussen wat medewerkers in een organisatie modelleren op papier en wat ze in de werkelijkheid doen. Van der Aalst: ‘’Het is een kerntechnologie die je nodig hebt om precies te beschrijven hoe processen verlopen en waar knelpunten zitten.’’
Process mining kan geïntegreerd worden met andere analysetechnieken, zoals datamining en business process management. Datamining focust op de analyse van grote datasets, terwijl business process management gericht is op de modellering en verbetering van bedrijfsprocessen. Process mining slaat de brug tussen de twee onderwerpen met modellering, beheersing en verbetering van bedrijfsprocessen. Waar datamining statische informatie analyseert, kijkt process mining naar de totstandkoming van de data. De technieken van process mining laat de dynamische generatie van processen toe, gebaseerd op de meest recente gegevens en kan zelfs door middel van een live feed een realtimeoverzicht geven van bedrijfsprocessen.
De werking van process mining
Het proces van process mining kan worden onderverdeeld in drie hoofdstappen: dataextractie, procesontdekking en procesverbetering.
1. Dataextractie: In deze fase worden de benodigde gegevens verzameld uit verschillende bronnen, zoals logbestanden of databases. Deze gegevens bevatten informatie over de uitvoering van het zakelijke proces, zoals tijdstempels, activiteiten en betrokken actoren. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de verzamelde gegevens voldoende representatief zijn en de gewenste informatie bevatten.
2. Procesontdekking: Nadat de gegevens zijn verzameld, worden ze geanalyseerd en gevisualiseerd in de vorm van een procesmodel. Dit procesmodel geeft een objectief beeld van de daadwerkelijke procesuitvoering. Het model toont de sequentie van activiteiten, beslissingen en gebeurtenissen en identificeert mogelijke varianten en afwijkingen van het verwachte proces. Op basis van deze visualisatie kunnen bedrijven potentiële knelpunten en inefficiënties in hun processen identificeren.
3. Procesverbetering: Zodra het procesmodel is gecreëerd, kan het worden geanalyseerd om verbetermogelijkheden te identificeren. Process mining kan helpen bij het vinden van bottlenecks, overbodige stappen, onnodige wachttijden en andere inefficiënties. Door deze problemen op te lossen, kunnen bedrijven hun processen optimaliseren en kosten besparen. Bovendien kunnen de verkregen inzichten worden gebruikt om veranderingen door te voeren, de prestaties van medewerkers te verbeteren en de klanttevredenheid te vergroten.
Voordelen van process mining
Process mining biedt een objectieve weergave van de werkelijke procesuitvoering, gebaseerd op feitelijke gegevens. Dit helpt bij het identificeren van afwijkingen tussen de verwachte en daadwerkelijke uitvoering, waardoor potentiële problemen snel kunnen worden opgespoord. Ook maakt process mining het mogelijk om knelpunten in processen te identificeren, waardoor bedrijven gerichte maatregelen kunnen nemen om de doorstroming te verbeteren en de efficiëntie te verhogen. Door inefficiënties en overbodige stappen in processen te identificeren en te elimineren, kunnen bedrijven kosten besparen en de operationele efficiëntie vergroten. Process mining is geen eenmalige activiteit, maar een continu proces. Door regelmatig process mining toe te passen, kunnen organisaties veranderingen monitoren, de impact van verbeteringen meten en hun processen blijven optimaliseren.
Wat is het nut van process mining als je ook gewoon procesbeschrijvingen kunt gebruiken voor je analyse? Het antwoord is dat er altijd een gat bestaat tussen hoe een proces zou moeten verlopen en hoe het daadwerkelijk verloopt. Dit gat in de procesvorming zorgt ervoor dat managers een besluit baseren op onvolledige, en soms ook onjuiste, informatie. Met behulp van data kan in kaart worden gebracht hoe het proces werkelijk verloopt en kan het proces verbeteren. ‘’Het mooie van process mining is dat als je dingen wilt voorspellen je veel data nodig hebt, maar als je wilt ontdekken wat de knelpunten zijn en wat de oorzaken hiervan zijn, je niet veel data nodig hebt. Dat werkt altijd,’’ aldus Van der Aalst.
Benodigdheden
Voor process mining zijn verschillende elementen nodig om de analyse mogelijk te maken. Zo is process mining gebaseerd op de gegevens die zijn vastgelegd in event logs. Dit zijn gedetailleerde gegevens over de uitvoering van bedrijfsprocessen, zoals tijdsstempels, uitgevoerde taken, betrokken actoren en andere relevante informatie. Deze event logs kunnen afkomstig zijn uit verschillende bronnen, zoals ERP-systemen, workflow managementsystemen, databases of andere IT-systemen die de uitvoering van processen registreren. Daarnaast is een belangrijk element om inzicht te krijgen in het proces is de software. Er zijn verschillende commerciële en open-source tools beschikbaar die specifiek zijn ontworpen voor het analyseren van event logs en het uitvoeren van process mining-analyses.
Toepassingen van process mining
Process mining kan worden toegepast in verschillende domeinen en sectoren, waaronder bijvoorbeeld de gezondheidszorg en financiële instellingen. Ziekenhuizen kunnen process mining gebruiken om de doorstroming van patiënten te analyseren, wachttijden te verminderen en de kwaliteit van zorg te verbeteren. Fraudepatronen identificeren, compliance-processen optimaliseren en klanttevredenheid vergroten zijn onderdelen waar financiële instellingen met process mining aan kunnen werken. Van der Aalst: ‘’Je kunt het gebruiken om bagage te volgen op luchthavens of hoe studenten studeren op de universiteit. Van logistieke processen tot productieprocessen. Het is breed toepasbaar.’’
Zoals al besproken kan process mining het proces optimaliseren door inefficiënties en knelpunten in processen te identificeren. Daarnaast kan process mining worden gebruikt om te voldoen aan regelgeving en compliance-eisen. Door de werkelijke procesuitvoering te analyseren, kunnen organisaties mogelijke risico’s en afwijking van de voorgeschreven procedures identificeren. Dit stelt hen in staat om proactief maatregelen te nemen om compliance te waarborgen en risico’s te beheersen. Ook biedt process mining inzicht in de klantreis binnen een organisatie. Door de activiteiten en interacties van klanten met verschillende touchpoints te analyseren, kunnen organisaties beter begrijpen hoe klanten hun producten of diensten gebruiken. Hierdoor kan de klanttevredenheid verbeteren.
Procesautomatisering identificeren
Niet alleen kan er beter inzicht in het proces gecreëerd worden, maar kan process mining ook worden gebruikt om potentiële gebieden voor procesautomatisering te identificeren. Door te analyseren welke taken handmatig worden uitgevoerd of veel tijd in beslag nemen, kunnen organisaties mogelijkheden identificeren om repetitieve taken of automatiseren en de operationele efficiëntie verhogen. Tot slot biedt process mining inzicht in de prestaties van medewerkers en teams. Door de uitvoering van individuele taken en processen te analyseren, kunnen organisaties zwakke punten en training behoeften identificeren. Dit stelt hen in staat om gerichte maatregelen te nemen en medewerkers te ondersteunen bij het efficiënt uitvoeren van hun taken.
Waardevolle inzichten
Tot slot benadrukt Van der Aalst dat een voorwaarde voor het slagen van process mining is dat een organisatie haar data op orde heeft. ‘’Organisaties passen process mining toe en daaruit blijkt dat hun data niet op orde zijn. Vervolgens trekken ze de conclusie dat het geen meerwaarde heeft, maar dat is een misvatting. Als de uitkomst is dat de data niet kloppen, heeft process mining haar waarde al bewezen.’’ Door gebruik te maken van feitelijke gegevens biedt process mining een objectieve en gedetailleerde weergave van de daadwerkelijke procesuitvoering. Het identificeert afwijkingen, bottlenecks en inefficiënties, waardoor bedrijven gerichte verbeteringen kunnen doorvoeren en kosten kunnen besparen. Process mining is een waardevol instrument voor organisaties in verschillende sectoren, die streven naar continue verbetering en het leveren van uitstekende diensten aan hun klanten.
